パパハック

東京都内で妻と2人の子供の4人暮らしです。日々発見した事を綴っていきます。

失敗しない!新システム導入についての社内プレゼン成功のコツ

      2015/08/09

僕は、先日とある会社の一般社員に向けてプレゼンをやりました。

一般社員というのは、情報システム部も含めた総務部や営業さんや本当に全部署へ対してです。

お題目は、社内のメッセージングシステム(メールシステム)のリプレースについて。

プレゼンの結果は、内容が分かりやすいとすこぶる好評でした。

今回、その成功のコツを公開したいと思います。

今回のメッセージングシステム以外の他システムのプレゼンにも充分応用できるので、参考にしてみてください。

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今までと何が変わるの?で、何すれば良いの!?

ユーザが最も興味あるのは、システムのリプレースによって、

今までとどう変わるのか!?

というところ。

ユーザーとして、どういうメリットが享受できるか?を説明するとウケやすいです。

あとは、システムのリプレースや導入に相まって、

ユーザにお願いする事はあるのか!?

というところ。

ユーザにあらかじめやってもらうべき事は、期限を意識して内容を明確にしておくと混乱も少ないです。

オーソドックスな社内説明の流れ

新システム導入時の社内プレゼンは、大概こんな流れでいつもすすめています。

プレゼン資料(パワーポイントのスライド)もこんな構成です。

■ 1.目次

今日説明していくお題目をまず最初に伝えておくと、聴衆もボリューム感が理解できる。

■ 2.導入背景

導入背景を言えば、自ずと現行の問題点と改善案がアピールできる。

■ 3.システムのリプレースであれば、現行と新システムとの比較

機能等の比較表を作って、新システムのメリット感を出し惜しみなくアピールする。

■ 4.新システムのデモ

ここまで言葉で説明してきた内容や、言葉では伝わりにくいところは、デモをすると良いでしょう。

■ 5.導入までのスケジュール感

現行システムはいつまで使えるのか?

いつから新システムに切り替わるのか?

のかを明確に伝えることが必要。

■ 6.導入までにユーザへ協力してもらう事

システムの導入時は、大概ユーザへ協力してもらう事があります。

マスタの作成だったりとか、パソコンへのシステム設定やインストール作業等。

ここは包み隠さず、

「いつまでに」「誰が」「何を」やるべきかをしっかり説明しましょう。

■ 7.まとめ

今まで話してきた1~6までを、1行ずつ位にまとめます。

聴衆は初めに話した事など忘れてしまっていますから、まとめで今までのポイントをおさらいすると有効です。

以上が、システム導入時の社内説明のコツです。

せっかく良いシステムでも、社内説明がコケるとその良さも半減して伝わってしまいます。

上で書いたように、しっかりストーリー付けて説明すると聴衆も興味を持って聞いてくれますよ!

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